Apuntes para todos los estudiantes y cursos

Sistema de archivo funcionamiento habitual normas practicas de utilización

U.7 Archivo:


está formado por el conjunto de documentos en el que se encuentran ordenador/clasificados,públicos/privados,tiene que ser accesible y establecer unos criterios de organización y normas,Aspectos: lugar físico:
donde se guardan los documentos y donde acudiremos a buscar la documentación solicitada,elementos,clases,sistemas:
hace referencia a la configuración,conservar documentación: funciones: propio interés de la organización:
conservar los documentos que recibe y emitirlos a la empresa organizados, información utilizada para 3º,exigencias legañes:
disponibles en plazos diversos:

Código comercio:

6 años justificante/documento relacionado,normativa tributaria:
conservar facturas/justificantes periodo prescipción del impuesto constituido documentos formales liquidación, 4 años,ley prevención del blanqueo de capitales:
obliga conservar la contabilidad,registros,soportes, documentales operaciones 3º, 10 años,Archivo documentos:captación,elaboración de datos,su custodia: perspectiva archivística:
documentos comprenden conjunto de datos a través de los cuales se obtiene información,conservar para buen funcionamiento empresa,para que obtenga información analizarlos/organizarlos,1º captarlos/registrarlos para después elaborarlos,tranformar datos en información,empresa registrar datos hasta su archivo,pasa elaboración,cantidad enorme documentación organizar,tratamiento automático de datos, la elaboración es simplificada,Fases elaboración datos:
datos,registro/anotación,clasificación/ordenación,Codificación/Denominaci

ón,Tratamiento/Manipulación,Cálculo/Estadística, carpeta del cliente se guarda en un mueble archivado,contenido carpetas otro archivo menos activo a medida que no hagan falta, importancia archivo: rapidez localización, empresa paga al proveedor,llega correo ordinario:
documento pago-contabilidad-factura/albarán,proveedores,archivo,archivo activo:
extraer carpeta proveedor, factura atendida 8-10 días traslado documentación archivo semi- activo,
8-10 días plazo proveedor en contacto empresa,finalizado el años contable pasar al archivo inactivo,

Clases de archivo/sistemas:


prestar servicio a la sociedad,testimonio tiempos pasados,busca de datos,son clasificados según su titularidad y se dividen en públicos:
Admin General estado,Admin autonómica,Admin local,parlamentos,cortes generales/regionales,privados:
empresas,instituciones religiosas,partido políticos/organizaciones sindicales,familias y personales,personajes sobresalientes,artistas(pintores,escultores,militares,políticos,antigüedad: activos:
oficinas/centales-documentos vivos,semiactivos:
intermedios-baja actividad,inactivos:
archivos históricos- no se usan,sistema archivo:
conjunto medios materiales organizaciones/empresas cuentan con ellos para lleva a cabo tareas de guarda/custodia,localización/recuperación documentación, recibida como emitida, tareas archivisticas: Convencionales:
carpetas. Clasificadoras,simples,colgantes,carpetas archivadoras: Tipo A-Z ,anillas ,mobiliario: estanterías,modulares,armarios carpetas suspendidas,multicajón,sobre raíles,de seguridad,Microfilme:
fotografías documentos, se archiva y mediantes visores es ampliada para visualizarla/consultarla,se utiliza por rotativos,(microfilmado periódicos diarios),bibliotecas(hemerotecas),archivos históricos(manuscritos),sector industrial(piezas), tiende a desaparecer y es absorbido por el archivo digital,Informáticos:
captación/registro posterior almacenamiento de estos se consigue mediante base de datos,fichero datos relacionarlo y obtener información,optimizar tareas archivo de una empresa utilizar paquetes integrados comparten datos,sistemas que se utilizan hoy en día para archivar electrónicamente son las bases de datos/escáner oficina,medios guardar información:
disco duro interno, extraíble,CD,DVD,tarjetas memoria,redes locales LAN o redes WAN sistemas de transmisión compartir recursos/información, Clasificación/organización información:
saber que información disponemos,tratarla,guardarla,buen funcionamiento tareas admin, como en diferentes admin públicas como organizaciones empresariales, esta finalidad clasificación/organización enfocamos doble visión:

Archivístico/actividad empresarial, punto vista archivístico:

clasificación/organización.

Punto vista empresarial:


se dividen atendiendo grado de utilización:

Archivo semiactivo:

se denomina archivo oficina/gestión, se utiliza cierta frecuencia,lugar cercano y accesible puestos de trabajo, evitar pérdidas de tiempo,semiactivo:
 recibe el nombre de archivo central,documentos consulta reducida pero que se deben conservar por motivos legales,se localiza en una dependencia especifica,cierto tiempo revisado,eliminar documentos que no sean necesarios y pasar los que procedan al archivo inactivo,inactivo:
recibe el nombre de archivo pasivos,históricos/definitivos,documentos que rara vez se consultan,conservan documentación sin utilidad pero con alto valor documental/legal, se consulta por solicitud del interesado, cuando deja de tener valor se destruye,organización grado autonómiá: centralizado: Ventajas: 
espacio mejor aprovechado, se unen criterios clasificación/ordenación,elimina riesgo de perdidas/extravíos, Inconvenientes:
perdida de tiempo al acudir al archivo,lentitud retirar documentos,aumento gastos presupuestos empresa,descentralizado: Ventajas:
mayor rapidez archivar documento,rapidez de localización,menor coste de mantenimiento, Inconvenientes:
reduce espacio dpto,diferencias, no hay responsable que lo revise,Proceso archivo: funcionamiento:
comprobar documentación finalizada, después guardar documento sistema archivo,documentación almacenada deja de ser útil se deja en semi-activo,Normas de utilización:
comprobar recorrido/toma datos finaliza,no retrasar archivo documentos,detallar/indicar tiempo permanencia,no interpretar arbitrariamente las reglas,documentos extraídos dejar espacio físico,sentido común,

3 R: reducir:


evitar aquello que genere desperdicio innecesario ,reutilizar:
aprovechar residuos/desechos fabricar cosas,darle otro uso,reciclar:
recoger y tratar desechos obtener nuevos productos,Confección/presentación informes procedentes archivos:
conjunto de información recabada por la empresa referente a una fecha/situación expuesta de forma ordenada,objetiva/imparcial,recuperar información, fuentes internas,externas,elaboración: encabezamiento:
portada/introducción,Contenido, Final:
Anexos,extracto,índice,purga:
eliminación de la documentación no útil, evita la acumulación, evita perdida de operatividad archivo,Confidencialidad información/documentación:
establecido por su dimensión,sistema jerárquico,grado responsabilidad,control acceso información: 
aumenta medida que va siendo más confidencial y disminuye a medida que su contenido sea menos relevante,niveles: básico,medio,alto(protección de datos/Agencia EPD),Documento seguridad,Procedimientos seguridad empleados:
conocer/observar medidas,normas,guardar debido secreto,confidencialidad.

Ley protección de datos LOPD:

Notificar Agencia Española Protección de datos,redactar documento seguridad,firmar contratos encargo tratamiento datos,Informar,<-velar cumplimiento normativa protección datos,garantizar/velar preservación derecho protección, ARCO:
Ejercer control propios datos personales,derecho acceso,rectificación,cancelación,oposición,Ficheros:
Simples/Rotativos

No se permite realizar comentarios.