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Tipos de tecnologías de información y comunicación

Un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución. Producen información para:
-La toma de decisiones.
-El control de las operaciones.
-El análisis de los problemas.
-la creación de nuevos productos y servicios.
-Lograr mayor productividad del personal.
Almacenamiento: Recolecta datos dentro de la empresa y desde su entorno.
Procesamiento: Transforma esos datos en una información que tenga sentido
Producto: Transfiere esa información procesada a las personas o sectores que necesitan de ella para desarrollar su tarea
Retroalimentación: Es la respuesta de las personas que utiliza esa información para evaluar los resultados y corregir la información en el caso de que no responda a las necesidades.
Aplicación: 1 Desarrollar nuevos productos y servicios.
2 Encontrar nuevas oportunidades en el mercado.
3 Enlazar clientes y proveedores.
4 Reducir costos.
5 Cre4ar un mercado electrónico.
La comunicación:
Consiste en la transmisión y comprensión de información. Es un elemento clave para la integración de las funciones gerenciales (dirigir, organizar, planear y controlar), pero es particularmente importante para facilitar el rol de los gerentes.
Es uno de los elementos inmateriales que más influencia tienen en la eficiencia de toda organización.
El propósito de la comunicación es facilitar la integración de las funciones gerenciales. La comunicación es necesaria para llevar a cabo las cuatro funciones directivas básica:
– Dirigir a los empleados y difundir los objetivos y metas de la organización.
– Organizar los recursos humanos y demás factores productivos
– Planear las actividades de la organización
– Controlar el desempeño de la organización
La comunicación y los gerentes: La comunicación se utiliza en todas las fases de la administración, pero es particularmente importante en la función de dirección. El directivo, para implementar la estrategia seleccionada, debe instruir y liderar al personal, utilizando la comunicación. De hecho,probablemente la comunicación sea la herramienta más eficaz que tiene un administrador para realizar su labor. Por medio de la comunicación el gerente puede:
– Hacer pública la misión de la organización y las metas que orientan el comportamiento de la organización.
– Recibir información necesaria para tomar decisiones y en general para gestionar la org.
– Dar a conocer la decisión o decisiones que ha tomado.
– Explicar la estrategia o estrategias que han seleccionado.
– Recibir información sobre cómo se están implementando las estrategias y que problemas se están presentando en la implementación.
– Motivar a los empleados.
– Facilitar información sobre la marcha de la organización.
La comunicación entre la organización y los clientes, proveedores, accionistas, gobierno y sociedad en general, es lo que convierte a la organización en un sistema abierto al entorno externo.
El Directivo es un canal de comunicación constante con el exterior, así como un foco de información para sus colaboradores y subordinados.
Comunicación y coordinación: El énfasis en el diseño de estructuras se ha desplazado de los problemas formales a los aspectos personales de la coordinación y la comunicación. Lo importante es que, ante un cambio no previsto, se actué con rapidez y eficacia. Para ello se requiere un adecuado flujo de información uy una comunicación que facilite la coordinación rápida entre departamentos, estimulando el trabajo en equipo.
Un problema que suele presentarse en muchas organizaciones es la falta de comunicación dentro de la empresa. Es frecuente que gerentes de cierto nivel no se enteren de acontecimientos que no solo pueden afectarles, sino a los que incluso podrían contribuir a resolver. Por ello, diseñar mecanismos que hagan fluir la información, es una estrategia que genera efectos beneficiosos para la organización.
Mientras las estructuras organizativas pueden ser diferentes, los siguientes objetivos y comportamientos se han de perseguir siempre, y se pueden concretar en: 1) Un buen flujo y procesamiento de información, 2) Una buena comunicación para facilitar una coordinación rápida y eficaz, 3) La colaboración, la confianza y el trabajo en equipo, 4) La flexibilidad y la capacidad de adaptación a los cambios del entorno.
La falta de coordinación, es uno de los principales problemas que enfrentan los gerentes. Por lo que su importancia es evidente.
Cuanto más descentralizada sea una organización, mas imprescindible se hace una comunicación fluida que garantice la coordinación.
El proceso de comunicación y los agentes de la comunicación: Consiste en la transmisión de un mensaje a través de un canal de comunicación de un emisor a un receptor, así como la respuesta que este último emite al recibir la información o el mensaje. Las personas que intervienen en este proceso que como mínimo son dos, reciben el nombre de agentes de la comunicación, y son el emisor y el receptor. Este proceso tiene carácter bidireccional; el emisor transmite la información al receptor y este manifiesta haberla recibido y realiza alguna acción comunicativa que se
denomina retroalimentación.
El proceso de comunicación interpersonal: consiste en la transmisión de un mensaje por parte de un emisor a un receptor. Los elementos del proceso de comunicación son el emisor, el código, el mensaje, el canal, la decodificación, el receptor, el contexto y la retroalimentación.
Los elementos del proceso de comunicación: -Emisor: Es la persona que tiene necesidad o deseo de transmitir una información a otra u otras personas.
-Código: Es el conjunto de símbolos, gestos, sonidos, que el emisor utiliza para transmitir su mensaje.
-Mensaje: Es la información que el emisor envía al receptor.
-Canal: Es el medio de transmisión elegido (aire, papel, correo electrónico, línea telefónica, etc).
-Decodificación: Es la sucesión de procedimientos mediante los cuales el mensaje se convierte en pensamientos que tienen significado para el receptor. La decodificación permite que el receptor pueda interpretar el mensaje.
-Receptor: Es la persona cuyos sentidos perciben el mensaje. Puede haber uno, varios receptores o
ninguno, en cuyo caso no hay comunicación.
-Retroalimentación o realimentación: Es la respuesta al mensaje por parte del receptor. Le permite al comunicador saber no solo si el mensaje se ha recibido, sino también si ha dado lugar a la respuesta buscada.
La decodificación es la retranscripción del mensaje para que se pueda interpretar y convertirse en información significativa.
El ruido es cualquier situación que entorpece la comunicación, distorsionando la intención, la calidad o claridad que perseguía el mensaje, y puede producirse en todos los elementos de la comunicación.
La comunicación organizacional y los tipos de comunicación interna: Los gerentes necesitan información para poder tomar decisiones y también precisan comunicarse con la organización y con su entorno. La comunicación interna u organizacional es la que se produce en el seno de la organización, entre sus miembros para que los mismos contribuyan con la máxima eficacia al cumplimiento de los objetivos organizacionales. Desde una perspectiva más formal, la comunicación organizacional hace referencia a los patrones, a las redes y a los sistemas de comunicación que una organización ha diseñado para llevar a cabo su política de comunicación.
Tipos de comunicación interna: -Comunicación descendente: Fluye desde los escalones superiores de la jerarquía organizacional hacia los niveles inferiores, es decir, de los gerentes a los subordinados.
– Comunicación Ascendente: Información que va de los subordinados hacia los superiores subiendo por la cadena de mando.
– Comunicación Horizontal: La comunicación en las organizaciones no siempre es entre
empleados y gerentes, sino que frecuentemente se produce entre personas que ocupan el mismo nivel en la estructura organizacional.
– Comunicación cruzada o diagonal: Se produce entre personas que no dependen jerárquicamente entre ellos. Este tipo de comunicación proporciona información para coordinar actividades para resolver problemas de una manera más rápida que si se tuviera que ascender a lo largo de la cadena de mando.
La comunicación interna u organizacional es la comunicación dentro de la organización.
La comunicación organizacional está formada por patrones, redes y sistemas de comunicación que una organización ha diseñado para articular su política de comunicación.
La comunicación formal y la comunicación informal: En toda corporación hay una estructura formal y otra informal, al estudiar la comunicación se puede observar. Junto a la comunicación formal también existe una comunicación informal.
-Comunicación formal: es la que emana de la estructura jerárquica de la organización
articulándose en acciones y medios institucionalizados.
-Comunicación informal: es aquella que surge de las relaciones de trabajo que se configuran en el seno de la organización.
El rumor: es un factor típicamente humano y no existe en la comunicación técnica. Es un mensaje constituido por elementos deducidos del conjunto de los mensajes transmitidos.
Si el rumor crece es un síntoma de que existen problemas de comunicación en la organización. A veces se explican por algún intercambio con el exterior. Ciertos entornos relativamente
turbulentos pueden crear una sensación de incertidumbre y alterar el clima laboral. La incertidumbre es una de las bases del rumor. Los rumores son más activos en periodos de cambios bruscos, en periodos de transición, cuando tiene lugar la incorporación de nuevas tecnologías, etc.
El lenguaje corporal está integrado por gestos y otros movimientos corporales que expresan algún significado.
Barreras que se presentan en las comunicaciones:
1- Incapacidad o imposibilidad de transmitir el mensaje deseado a quienes deberían recibirlo:
es uno de los problemas más frecuentes que suelen presentarse, pues según estudios realizados solo el 50% de las interacciones de comunicación entre las personas llega a convertirse en comunicación real, el restante 50% o bien no lo reciben en absoluto o lo reciben en forma distorsionada.
2- Distorsión de las comunicaciones ascendentes: puede consistir en la transmisión de únicas (buenas) noticias y la supresión de informes negativos sobre resultados, quejas de empleados y cuestiones similares.
3- La sobrecarga de información: es un problema concretamente para aquellos que están situados en los más altos niveles de dirección, pues una información completa sobre cada detalle del funcionamiento de la empresa y de las actividades de cada uno de los empleados representa una carga superior a la que pueden abordar la mayoría de los
ejecutivos. Es por esa razón que cada directivo debe decidir por sí mismo que información es efectivamente necesaria y con qué frecuencia debería actualizarse.

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