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Gestión y documentación jurídica

¡Escribe tu tex1) ¿Qué relación Existe entre un archivo empresarial, los datos, la información y la toma de Decisiones?

Un archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos En el ejercicio y desarrollo de unas funciones o actividades empresariales Concretas. En dichos documentos hay una serie de datos, los cuales, Correctamente ordenados, permiten obtener información válida para la toma de Decisiones empresariales.

2) ¿El desarrollo de una adecuada labor de archivo es Rentable para una empresa? ¿Por qué?

La labor de archivo es rentable para cualquier empresa.
Estas producen y reciben gran cantidad de documentos al día que pueden ser Necesarios para el funcionamiento actual y futuro de la compañía. Una correcta Ordenación, clasificación y posterior archivo y conservación de los mismos es Esencial para el buen funcionamiento de la empresa. La gestión adecuada y el Análisis de los documentos puede reportar ventajas comparativas y beneficios Empresariales, provocando un incremento de la productividad, del rendimiento, De la eficacia y de la competitividad de la empresa.

3) Si una empresa no conserva documento alguno derivado De su actividad, ¿está incumpliendo alguna disposición legal?

Sí, ya que el ordenamiento jurídico obliga a que cierta documentación surgida de la actividad empresarial tenga que ser conservada Durante un mínimo de tiempo legal desde su elaboración. Dichos plazos son Dispares en función del tipo de documento.
No obstante, si la documentación Requerida no estuviese disponible para ser consultada dentro de los plazos Establecidos, la empresa se enfrentaría a importantes sanciones. Tanto el Código de Comercio como la normativa tributaria o la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales son ejemplos de este tipo de normativa.

4) Explica brevemente las consecuencias que para una Empresa tiene una inadecuada guardia y custodia de la información con la cual Desarrolla su actividad.

Una adecuada guardia y custodia de la información archivada Hace que la probabilidad de tomar decisiones empresariales inadecuadas aumente, Pueden originarse responsabilidades ante terceros y enfrentarse a posibles Sanciones

17) ¿Cuándo es necesario referenciar un documento Archivado? ¿Qué ventajas proporciona actuar de tal forma?


Es aconsejable referenciar aquellos documentos que, por su Contenido, deban estar guardados en más de un expediente. En estos casos se Archiva el documento original en una localización concreta y se colocan Referencias a él en el resto de localizaciones posibles del mismo.
De esta Forma se consigue incrementar las posibilidades y funcionalidades del sistema De archivo empleado.

22) ¿Qué tipo de medidas de Prevención es necesario tomar cuando se saca algún documento o expediente de un Archivo? ¿Por qué son tan importantes?

Cuando se va a sacar un Documento de un archivo es necesario respetar una serie de normas básicas, a Fin de conservar la integridad de la documentación e impedir el extravío o Pérdida de cualquier documento:

·Será necesario Dejar constancia en un registro auxiliar de la entrada o salida de un documento Previamente archivado. Solo así se conocerá la localización exacta y el Responsable del mismo, independientemente del usuario del mismo.

·Cuando se vaya a Utilizar un documento ya archivado es recomendable dar salida del archivo al Expediente completo donde esté contenido. En caso de extraer solo un documento, Se recomienda dejar testigo de su posición en el expediente.

Una vez Utilizado un documento, se recomienda devolverlo lo antes posible al archivo, Ya que es el lugar más adecuado para la guarda y custodia del mismo

29) ¿Qué información de utilidad para la empresa Proporciona el registro de salida de correspondencia?


Podemos definir el portafirmas electrónico como una Plataforma centralizada (a modo de carpeta), independientemente de dónde se Genere el documento a firmar, donde el usuario firmante acumula peticiones de Firma de documentos, en lugar de tener que ir accediendo a distintos sistemas De tramitación, y desde donde podrá proceder a firmar dichos archivos.

35) Define el objetivo y ámbito de aplicación de la LOPD. ¿Es aplicable a los ficheros de clientes que una empresa española de Telecomunicaciones tiene en Brasil?

La protección de datos personales está regulada por la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). Dicha Ley Tiene por objeto <<garantizar y proteger los derechos y libertades de las Personas físicas, en especial su honor y su intimidad>>, siendo de Aplicación a toda empresa con archivos en España, independientemente de si esta Es nacional o extranjera. Por tanto, la LOPD no es aplicable a los ficheros de Clientes que una empresa española de telecomunicaciones tiene en Brasil.

14) ¿Qué datos deben aparecer en los sellos de registro De entrada? ¿En qué parte se ponen?


El registro de entrada consiste en estampar un sello en la Parte superior del documento, asignando un número correlativo y la fecha de la Recepción. Una vez numerada y fechada la correspondencia, la registraremos en El registro de entrada, dejando constancia de ciertos datos, como la fecha de Entrada, el remitente, el destinatario, la clase de documento recibido o el Asunto tratado.

26) Establece, utilizando un Ejemplo, qué diferencia a un campo y a un registro de una base de datos


Cada fichero Se divide en campos y registros. Los registros forman la unidad elemental del Archivo. A su vez, cada registro está formado por distintos campos, los cuales Son la unidad más sencilla de información recopilada en una base de datos.

25) ¿Es lo mismo una base de datos que un sistema de Gestión de bases de datos? ¿Qué relación existe entre ambos?


Una base de datos es un tipo de archivo informático que contiene Datos organizados en un conjunto de tablas o ficheros, agrupados y organizados Siguiendo una forma lógica. Por el contrario, un sistema de gestión de bases de Datos es un programa informático capaz de obtener información de una base de Datos, gestionando el acceso, consulta y eliminación de los datos alojados y Organizados en ella.

3) Mediante un ejemplo, explica qué diferencia a un Archivo activo de uno inactivo o semiactivo

Archivo activo. Los archivadores De facturas pendientes de contabilizar.

• Archivo semiactivo. Archivadores Con facturas correspondientes al año 2012.

• Archivo inactivo. Cuentas anuales Del año 2.000.

4) ¿Crees Que la gestión centralizada del archivo hace menos operativo el funcionamiento Diario de una empresa? Justifica tu respuesta.

Sí, aunque El archivo centralizado de documentos supone un ahorro en espacios y recursos, Logrando un mayor control sobre la documentación y reduciendo las posibilidades De extravíos, el establecimiento de rigurosos controles de acceso dificulta la Localización rápida de documentación, siendo en ocasiones excesivamente Burocrático y poco operativo.

5) Explica la relación existente entre datos, Documentación e información

En la documentación hay múltiples datos que, analizados y Tratados convenientemente, generan información, la cual es útil en la medida Que ayuda a la toma de decisiones empresariales.To aquí!

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