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Apuntes para todos los estudiantes y cursos

El juicio ordinario

TEMA 4

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA: La comunicación escrita es aquella que se basa en el uso del lenguaje escrito. Carácterísticas de la comunicación escrita: -No hay retroalimentación inmediata. -No hay comunicación no verbal. -Posibilitad él envió de documentación adjunta. -Lo escrito supone una prueba. – Precisa un mayor dominio de las palabras y de la gramática.

LA Redacción DE ESCRITOS: – Analizar previamente a quien me voy a dirigir. – pensar con antelación las ideas que se quiere transmitir. – ordenar las ideas. -Elegir adecuadamente las frases -Leer y revisar el texto antes de enviarlo.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE Redacción; CLARIDAD; La comunicación escrita es clara cuando la idea transmitida es fácil de comprender. SENCILLEZ; Escribir con sencillez supone hacerlo con nuestro propio vocabulario, con naturalidad. CONSICION; Consiste en utilizar las palabras justas para transmitir aquello que queremos. Cortesía; La cortesía es parte de la educación, por tanto, debemos tenerla en cuenta tanto en la elaboración de un escrito como en cualquier otro ámbito.

PROTOCOLO EN Función DEL DESTINATARIO; Muy formal: EJ EXELENTIISIMO SR Martínez. EDUCADO: EJ A LA Atención DEL SR.. NEUTRAL; EJ ESTIMADO SR CORDIAL; A LA Atención PERSONAL/INFORMAL; QUERIDO CARLOS

DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA; EL AVISO: Es un documento breve con información para un gran numero de destinatarios. EL Memorándum: Es un documento con órdenes, exponer temas, recomendaciones, etc. EL INFORME: Es un documento que contiene una exposición detallada y ordenada de hechos o actividades. Informe descriptivo o expositivo: Se limita a relatar unos hechos de forma objetiva. Informe evaluativo: Por ejemplo, un informe elaborado por una consultora. Informe demostrativo: Por ejemplo, un informe de auditoría. EL ACTA: Es el resumen de lo acontecido en una reuníón y de las posibles votaciones. LA CONVOCATORIA: Es un documento donde se convoca a varias personas para participar en un acto.

DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA: LA CARTA: EXISTEN DOS TIPOS CARTA CIRCULAR: Es una carta que comunica alguna noticia o información de interés. CARTA COMERCIAL: Es un documento que utiliza la empresa como apoyo a su actividad comercial, con ella busca la empresa darse a conocer. DENTRO DE ESTA ESTA CARTA EVOLUCIONADA, CARTA PROFESIONAL, CARTA MODERNA, Y CARTA MODERNA MODIFICADA.

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LA INVITACIÓN: Es de carácter formal que tiene como objetivo convocar a alguien a un acto. SALUDA: Se utiliza con motivo de agradecimientos, felicitaciones OFICIO: Es documento básico de comunicación dentro de la administración pública para comunicarse entre sí con los particulares, la finalidad es informar o avisar sobre algún hecho que les afecte. CERTIFICADO: Es documento mediante el que se da fe o se certifica algún asunto. INSTANCIA: Se utiliza para solicitar algo a la administración publica.

TEMA 5

La circulación de la correspondencia en entidades privadas y públicas. Diferentes tipos de correspondencia: De entrada: Es la que recibe la organización De salida: Es la que envía la empresa o el organismo público. Interna: Es la que circula dentro de la propia organización.

TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA: La correspondencia de entrada es la que se recibe en la empresa o en el organismo publico procedente del exterior. A) Recepción: Los pasos que hay que seguir en la recepción de la correspondencia son: 1. Firmar el albarán 2. Abrir el correo ordinario 3. En caso de que falte la fecha en algún documento, podemos escribir la del matasello en el borde superior derecho. 4. Revisar que aparezca la dirección del remitente en el documento. 5. Comprobar el contenido del sobre o el paquete. 6. La correspondencia se coloca en la bandeja de entrada para proceder a su registro.

B) REGISTRO: No toda la correspondencia tiene que registrarse. Por ejemplo, los documentos publicitarios, comerciales o informáticos no es necesario registrarlos. C) Clasificación: Se puede clasificar según se trate de cartas, impresos, facturas, periódicos o Correo urgente, correo ordinario, correo certificado, correo confidencial. D) Distribución: Una vez registrada y clasificada la correspondencia tiene que ser distribuida a los departamentos o las personas correspondientes.

CORRESPONDENCIA DE SALIDA

Es la que se origina en la empresa o en un organismo publico para comunicarse con el exterior a través de servicio de correo, de empresas privadas, de mensajería. A. Elaboración y comprobaciones previas: Incluye la redacción, la firma y la preparación de los anexos que puedan acompañarla. B. RECOGIDA: Recoge la correspondencia que quieran enviar los diferentes departamentos de la empresa o del organismo público. C. REGISTRO: La correspondencia de salida se registra de acuerdo con las normas internas de la organización internas de la organización. D. Expedición O Envío: La correspondencia se envía al servicio de correos o a la agencia de mensajería para que la remita al destinatario.


SERVICIOS DE CORREOS: A. MEDIOS DE Envío: Carta ordinaria. Es la mas utilizada cuando el peso no supera 2kg y no se precisa entrega urgente. Plazo de entrega – nacional de 2 – 4 días internacional; según el país. Carta urgente: Igual que la carta ordinaria, pero con carácter urgente plazo de entrega: Nacional 24h internacional de 3 a 4 días. FAX: Envió de documentos a terminales de fax en cualquier parte del mundo, entrega inmediata.

SERVICIOS ADICIONALES

FRANQUEO Electrónico: Permite el abono online de los envíos mediante tarjeta bancaria o PayPal.

Reembolso: Gestión de cobro segura, sencilla y fiable.

Portes debidos: El porte él envió lo abona quien recibe la mercancía.

TEMA 6

La función del archivo en la empresa: En una empresa todos los días se producen y reciben gran cantidad de documentos, por tanto, una adecuada adecuación, clasificación, archivo y conservación de documento es fundamental para el buen funcionamiento. Razón DE SER DE LA LABOR DE ARCIHVIO. -Vital importancia, – todos sus departamentos. – toma de decisiones. – elemento probatorio y la ley obliga a conservar determinada documentación.  OBJETIVO DE LA LABOR DE ARCHIVO. -Guardarse y conservarse correctamente, garantizar la fácil y rápida localización. -controlar la información. TIPOS DE ARCHIVOS EMPRESARIALES: El archivo custodia y el uso de los documentos de un archivo debe ser útil al funcionamiento empresarial. Activos: Se denominan de oficina o de gestión:
EJ facturas pendientes de cobro, descuentos. Semiactivos: se denominan archivos centrales: Ej. Facturas contabilizadas Inactivos: Se denominan archivos históricos, pasivos: Ej. Facturas contabilizadas hace 3 años TIPOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU Localización Física: Según su localización física de las instalaciones se pueden diferenciar varias formas de gestión de un archivo. Gestión centralizada del archivo. Ventajas. Mayor facilidad de localización. Inconvenientes: gestión burocrática gestión descentralizada del archivo. Ventajas. Rapidez acceso ya que lo tienen a mano. Inconvenientes: La multiplicación de espacios reduce su nivel de eficacia. gestión mixta del archivo: Ventajas. Mayor control sobre la documentación. Inconvenientes: Se puede presentar depende de cuál sea la gestión.


TIPOS DE SISTEMAS: Sistema alfabético, sistema cronológico, sistema geográfico, sistema temático, sistemas mixtos.

La conservación y utilización de la documentación: La documentación escrita de un archivo debe ser conservada hasta que ya no sea útil para la empresa, plazos mínimos legales.

Los libros de matrícula, los libros contables, los de visita, la documentación y los justificantes relacionados con la actividad empresarial deberán conservarse 6 años.

La documentación justificativa de la propiedad de bienes y la relacionada con la constitución de una empresa deben conservarse indefinidamente.

Es necesario dejar constancia de entrada y de salida de cualquier documento en un registro auxiliar de entradas y salidas.

Cuando se vaya a utilizar un documento es aconsejable sacar el archivo expediente completo.

Se recomienda a proceder a la devolución lo antes posible.

La protección de la información la LOPED: En cualquier empresa es tan importante gestionar y archivar la documentación procedente de su actividad diaria como protegerla de posible perdidas o modificaciones.

Medidas: Para documentos escritos: Crear procedimientos, establecer un sistema de archivos protegidos, elaborar un plan de actuación, nombre un responsable de seguridad, establecer mecanismo que impidan la divulgación, exigir secretos y cooficialidad.

Para documentos electrónicos: Deberá realizar copias de seguridad, establecer accesos restringida, puede establecerse como solo lectura instalara en cada equipo informático un antiviru

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