Apuntes para todos los estudiantes y cursos

Funcionamiento habitual de un archivo

1.       1.El archivo

Un archivo Es el conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución Produce en el ejercicio de sus funciones o actividades.

1.1. 1.1Utilidad Del archivo

Archivar va Asociado a rapidez de búsqueda, productividad, rendimiento, eficacia y Competitividad. La empresa depende en gran medida de la gestión de la información.
El archivo ha de ser tan sencillo d manejar que cualquier persona Que necesite la información depositada en él pueda encontrarla rápidamente y de Una forma simple.

·Importancia de la información: no toda la Información que se recibe en una empresa debe ser almacenada o guardar. Debemos Ser selectivos y capaces de pasa un primer filtro, saber distinguir lo que es útil de lo poco relevante, encaminado a evitar la acumulación de documentación Innecesaria y a economizar espacio.

1.2. 1.2Funciones Y finalidades del archivo

·         –Funciones del archivo: almacenar la información Recibida, conservar la información correctamente, recuperar rápidamente y en el Momento que se necesita.

·         –Finalidades del archivo: ser el núcleo de la Información y documentación de la organización de modo que se pueda desarrollar El trabajo de manera más eficaz, proporcionar los mejores servicios al menor Coste y ser una herramienta que facilite la perfecta conservación de los Documentos.

1.3. 1.3Clases Y sistemas de ordenación de archivos

A.Clases de archivos: existen diversos criterios Para clasificar a los archivos, los más importantes son frecuencia y lugar.

·Frecuencia:

1-Archivos activos: contienen la documentación más Usada y que debe estar al alcance del trabajador prácticamente sin levantarse De su lugar de trabajo.

2-Archivos semiactivos: contienen la información No activa que utilizamos de manera circunstancial y que debe estar próxima al Archivo activo.

3-Archivos pasivos: contienen aquella información Que no se utiliza casi nunca, ya sea porque son acciones pasadas o porque Simplemente se guardan por una cuestión legal o de valor histórico.

·Lugar:

1-Archivos centralizados: toda la documentación Empresarial está concentrada en un único lugar, en el que se guardara y Gestionara toda la documentación producida. El fin de este tipo de archivos es Economizar espacio, equipamientos y empleados y es muy útil en empresas Pequeñas.

2-Archivos descentralizados: la documentación empresarial Se encuentra repartida por los distintos departamentos de la empresa. Cada Departamento guardara y gestionara todos aquellos documentos que genere. El fin De este tipo de archivos es potenciar la independencia de los departamentos y Ahorrar tiempo al reducir el número de peticiones y desplazamientos.

B.Sistemas de ordenación de archivos: ordenar Documentos es juntarlos de acuerdo con una norma o criterio conocido, que Permitirá localizarlos, fácilmente en una búsqueda posterior.

üOrdenación alfabética: consiste en colocar las Palabras elegidas siguiendo el orden que establece el alfabeto.

üOrdenación numérica: consiste en archivar los Documentos asignando a cada uno de ellos un número correlativo.

üOrdenación alfanumérica: consiste en archivar Documentos combinando letras y números.

üOrdenación geográfica: asocian los documentos Según la situación geográfica empezando por países, comunidades autónomas, Provincias, localidades y por ultimo domicilio.

üOrdenación cronológica: coloca la documentación Siguiendo un orden cronológico de acuerdo con una fecha. 

1.1.Procedimiento Y equipamiento de archivo: es importante proceder del mismo modo con todos los Documentos que ingresan al archivo para garantizar que toda la documentación Sea guardada y ordenada, se siguen los siguientes pasos: 1-  revisar los documentos; 2-Clasificar los Documentos; 3-Ordenar los documentos clasificados como útiles; 4- archivar los Documentos previamente ordenados.

·Equipamientos de archivo: son todos los Dispositivos fiscos que permiten tener almacenada la información. La elección De los equipamientos de archivo es importante y debe responder a aspectos como: El espacio del que se dispone, la frecuencia de uso de los documentos, el Volumen, etc. Existen dos sistemas para mantener la información archivada, Primero el archivo convencional o manual y segundo el archivo informático.

1.2.Sistemas De conservación y seguridad del archivo

-Conocerá la ubicación de los documentos y el Sistema de archivo.

-Marcará las normas de uso y clasificación.

-Será responsable de la presencia y conservación Adecuada de los documentos.

-Determinara los pasos a seguir para la salida de Documentos.

Los Documentos contables deben conservarse en la empresa un mínimo de 5 años Legalmente determinados.

·Seguridad del archivo: las empresas manejan Multitud de documentos y con ellos gran cantidad de datos en sus archivos. Esta Información no debe circular descontroladamente; por ello es necesario que se Siga un control y un seguimiento de los datos y de los documentos que los contienen.

2.La protección de la información

2.1.
Objeto Y ámbito de ampliación de la LOPD: el respeto de nuestra intimida y el cuidado De nuestros datos personales son principios que están presentes en la Constitución en la ley LOPD. Esta ley tiene por objeto garantizar y proteger Los derechos y libertades de las personas físicas en especial su honor e Intimidad. En relación a su ámbito de aplicación, distinguiremos por una pare La persona física, a las que afecta y por otra parte al territorio en el que se Ha de aplicar. Y su mito de aplicación será el territorio español, afectara al Tratamiento de datos efectuado en España con independencia de que las personas Afectadas sean españoles o extranjeros o cualquier otra circunstancia.

A-Principios de la LOPD

1.Calidad de los datos

2.Deber de información: la existencia de un fichero o tratamiento de datos; las consecuencias de la obtención de los datos; La identidad y dirección de responsable del fichero.

3.Consentimiento del afectado: en cualquier Momento puede revocar su consentimiento sin efectos posteriores hacia su Persona.

4.
Datos especialmente protegidos: la legislación Le da un trato especial a determinadas categorías de datos, a considerar que Afectan a aspectos muy delicados de la persona.

5.Seguridad de los datos: no se registraran datos Si no se cumplen las condiciones mínimas para su conservación integra y segura.

6.Deber de secreto: el responsable de los datos y Cualquiera que intervengan en su tratamiento estarán obligados a mantener el Secreto profesional respecto a los mismos

7.Comunicación de los datos

8.Acceso a los datos por parte de terceras Personas

B-Derechos de los interesados:

I.Derecho de oposición: el que disponemos como Afectado para que no se lleve a cabo el tratamiento de nuestros datos ni su Trasmisión, previa petición y sin gastos.

II.Derecho de impugnación de valoraciones: no Estamos obligados  a soportar que se Efectúen valoraciones de determinados aspectos de nuestra personalidad.

III.Derecho de consulta: es el derecho que tenemos a Saber en qué archivos se encuentran nuestros datos, la finalidad de esos Archivos y quien es el responsable de los mismos, sin coste alguno para el Interesado.

IV.Derecho de acceso: saber si nuestros propios Datos están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del mismo, así como la Información de su procedencia y las comunicaciones realizadas o previstas de Ellos.

V.Derecho de rectificación y cancelación: tanto el Responsable del archivo como nosotros al ser los afectados, debemos proceder a La corrección o cancelación de los datos cuando observamos que son erróneos.

VI.Derecho de indemnización: podremos solicitar Indemnización por los daños que nos puedan haber ocasionado como consecuencia Del incumplimiento de los dispuestos en la LOPD y lo haremos vía jurídica civil Para archivos privados y vía administrativa para ficheros públicos.

C-Medidas de seguridad en el tratamiento de los Datos de carácter personal: se ha convertido en un activo más de la empresa y Como tal debe su protección y seguridad, en la actualidad puede adoptar Múltiples formas y todas ellas deben cumplir con las premisas de seguridad. Básicamente manejamos dos tipos de medidas de seguridad:

-Medidas organizativas: determinaran los Procedimientos, reglas y niveles de seguridad que se deben seguir dentro de la Empresa con los datos de terceras personas.

-Medidas técnicas: están destinadas a evitar la Modificación, pérdida o robo de los datos existentes. Se dirigen a los propios Sistemas y mecanismos de  archivo de Datos.

3.Adaptación de la empresa a la LOPD

Es  habitual que se soliciten los servicios de Consultoras especializadas para realizar su correcta adaptación a la LOPD.

Antes de Iniciar el trabajo de la adaptación de la empresa cliente a la LOPD realzaremos Las siguientes acciones que serán muy importantes para realizar el  buen trabajo:

1º formación Del equipo de trabajo, que se compondrá de los profesionales más adecuados al Perfil del cliente y al tipo de adaptación de la LOPD.

2º Designación del personal colaborador que será normalmente persona de la empresa Cliente que nos ayudara a nuestro trabajo.

3º Determinación de las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo.

Para la Adecuación de la empresa a la LOPD seguiremos los siguientes pasos:

I.Análisis inicial

II.Localización e identificación de los ficheros

III.Clasificación y análisis legal de los ficheros

IV.Determinación del nivel de seguridad aplicable

V.Elaboración del manual de seguridad y del Informe

VI.Implantación, adaptación y concienciación del Personal

VII.Inscripción y notificación de los ficheros en la AEPD

VIII.Auditoria de seguridad y mantenimiento

4.La Agencia Española de Protección de datos

4.1.Funciones De la AEPD

·En relación con las personas que se refieren los Datos: Atender a sus peticiones y reclamaciones; Informar de los derechos Reconocidos en ley.

·En relación con quienes tratan datos: Requerir Medidas de corrección y ejercer la potestad sancionadora; Ordenar el cese en el Tratamiento y la cancelación de los datos.

· En la Relación de normas: asesorar al parlamento sobre los proyectos de normas de Desarrollo de la LOPD y aquellas incidan en materia de protección de datos.

·En materia de telecomunicaciones: tutelar los Derechos y garantías de los abonados y usuarios en el ámbito de las Comunicaciones electrónicas, incluyendo el envío de comunicaciones comerciales No solicitadas realizada a través de correo electrónico.

·Otras funciones: Cooperación internacional y Representación de España en los foros internacionales en la materia; Publicar Datos agregados para permitir la realización de estadísticas públicas sobre Protección de datos.

4.2.Inscripción Y control de archivos: el registro general de protección de datos es el órgano De la Agencia Española de protección de daros al que corresponde velar por la Publicidad de la existencia de los ficheros y tratamientos de datos de carácter Personal, con miras a hacer posible el ejercicio de los derechos de información ,etc.

Serán objeto de inscripción en el Registro general de protección de datos:

oLos ficheros de las administraciones públicas.

oLos ficheros de titularidad privada.

oLos códigos de tipo a que se refiere la LOPD

4.3. Denuncias y reclamaciones La función más Importante de la AEPD es la de atender las necesidades de los ciudadanos e Informar de todas las dudas que pueda crear el uso de datos personales por Parte de terceras personas. Pero si percibimos el incumplimiento de la ley, Debemos realizar nosotros la labor de denunciar. Para ejercer los derechos Sobre nuestros datos y también nuestro derecho de denuncia se  establece un canal de comunicación con la Agencia.

5.Firma digital y firma electrónica:

–La firma Digital es un sistema que sirve para demostrar la autenticidad de un mensaje Digital o de un documento electrónico.

–La firma Digital es el conjunto de datos relativos a una persona consignados en forma Electrónica y que se pueden ser utilizados como medio de identificación de Firmante, con el mismo valor que la firma manuscrita.

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