Apuntes para todos los estudiantes y cursos

Almacenamiento, normas y distribución de productos

Aprovisionamiento

Calcular las necesidades.Comprar los productos.Obtener los pedidos. Almacenarlos.Distribuirlos adecuadamente.

Riesgos del desabastecimiento

Incapacidad de suministro para las actividades normales.Incapacidad para proveer frente a situaciones de urgencia.Realización de compras a elevados precios.Aumentar los costes derivados de la mala gestión del almacén.Utilizar ineficazmente el almacén en concepto de espacio físico y de infrautilización del personal de almacén.Fracaso en la gestión de stock.Necesidad de capacidad económica suficiente para afrontar la inversión que supondrá reabastecer al hospital.

Los almacenes sanitarios 

son lugares donde acumulamos la mercancía necesaria para poder ofrecer un servicio de calidad, es decir, el espacio físico donde se almacenan todos los productos que debemos mantener en stock. Se realizan las siguientes funciones:Recibir, registrar y controlar los distintos materiales sanitarios. Acondicionarlos, protegerlos y conservarlos.Entregar y distribuir los productos a los distintos departamentos o servicios. Evitar las pérdidas y mermas de la mercancía.Vigilar la caducidad de los productos.Controlar su agotamiento para informar al departamento de compras.Solicitar el pedido cuando las existencias sean mínimas.Custodiar y controlar los productos almacenados.El desarrollo de todas estas funciones conlleva un coste. El  equipo encargado de su control deberá crear infraestructuras para intentar que ese coste sea el mínimo posible. Los factores que se toman en cuenta para esa reducción son los siguientes:

Factores para valorar

Costes financieros de las existencias.Costes del personal: almacén, administración e informática, técnicos y distribuidores.Superficie física que ocupan los productos.Reparación y conservación.Deterioros, pérdidas y degradación de los productos.Primas de seguros.Vigilancia y seguridad.Costes de consumo: energía, agua. Gastos del inmovilizado: mobiliario, maquinaria, instalaciones, material informático, elementos de transporte.En relación con los tipos de almacenes sanitarios, podemos decir que existen tres grandes tipos de almacenaje, según la cantidad deartículos que se almacenen y las necesidades que cubran:

Almacenes centrales

Sirven a toda una Comunidad Autónoma o a una provincia. Es el almacén adecuado para el material de oficina.

Almacenes completos

en el hospital. Se guardan la mayor parte de los artículos que se necesitan. La ventaja es que se dispone de muchas cosas rápidamente, pero tiene como inconveniente que se requiere invertir mucho dinero para efectuar la compra y tenerla almacenada.Además, al almacenar muchas unidades de un artículo determinado, se corre el riesgo de que caduquen si no salen en grandes cantidades del almacén. Los hospitales nuevos con un número de camas moderado eligen esta forma de almacenamiento.

Almacén pequeño con 

control garantizado de los proveedores. En este tipo de almacén no se produce el desabastecimiento.

Almacenillos situados 

en los distintos servicios o consultas. En ellos se almacena lo suficiente para realizar el trabajo diario.

Estructura u organización

El proceso básico de organización de un almacén se desarrolla:Solicitud del pedido.Recepción del pedido. Comprobación de que la mercancía recepcionada corresponde a la solicitada en el pedido tanto en número como en precio.Colocación del pedido, teniendo en cuenta el espacio físico del que disponemos y la prioridad de los artículos. Despacho o suministro.Distribución y reparto de cada producto en función de las necesidades específicas de cada servicio asistencial o departamento. lo que puede ser más importante, una exhaustiva reposición de cada uno de los productos que se van consumiendo.Colocación de productos Estanterías.Transelevadores.Cajas de plástico apilables.Cajas metálicas. Estibados.

Normas generales para la colocación de los productos sanitarios

Los materiales pesados se colocarán en zonas determinadas y con buen acceso para su colocación y uso.En las cabeceras de las estanterías existirán guías en las que figurarán los grupos de materiales que se encuentran en ellas, los códigos correspondientes y los estantes donde se encuentran.Los productos que tienen más entradas y salidas se colocarán más próximas a la salida.Los artículos con fecha de caducidad más próxima se colocarán en lugares de más fácil acceso.No se aconseja el cambio de productos de un lugar a otro sino que deberán permanecer en lugares fijos.Los materiales que deban conservarse a una temperatura concreta se introducirán en frigoríficos o locales con aire acondicionado intentando distribuirlos a diario.Los productos que sean peligrosos o tóxicos deberán almacenarse en determinados sitios dentro del almacén, utilizando armarios de seguridad, con cerradura y ventiladores que puedan expulsar los posibles gases.

Despacho o suministro

La tendencia actual es la de  almacenar el menor número posible de artículos para economizar espacio y costes, todo ello sin olvidar que la principal función del almacén es suministrar lo necesario para prestar un buen servicio. Esto es lo que se denomina la planificación just-in-time (justo a tiempo), disponer de todo y siempre a tiempo, disminuyendo el stock y, por lo tanto, el coste.Este sistema es muy riguroso, por lo que esta misma exigencia deberemos imponerla a nuestros proveedores. la comunicación para la solicitud de pedidos se agiliza con sistemas informáticos, uno de ellos es el denominado EDI Intercambio Electrónico de Documentos.Este sistema permite que varias organizaciones funcionen como si se tratara de una sola, mayor rapidez en las confirmaciones de las ofertas y los pedidos, ahorro en costes de franqueo, copia, archivo, distribución y toma de datos. Gracias a la rapidez con que se gestionan los pedidos mediante EDI, se lleva a cabo una importante reducción de costes.



Reposición de productos

El control de stock se analizará de forma más exhaustiva en la unidad didáctica correspondiente. Algunos de los principios básicos de la reposición de productos o control de stock siguen los parámetros que se muestran a continuación:Stock mínimo que tiene fijado el almacén.Cantidades pendientes de suministro.Número de pedido y fecha. Plazo de entrega previsto.

Sistemas para la detención del consumo

Una de las prioridades básicas para mejorar el actual sistema sanitario es evitar el consumo incontrolado de los productos sanitarios. Esa tendencia supone un alto coste para el Estado, por lo que es necesaria una adecuada gestión y utilización de los productos sanitarios para racionalizar dicho gasto.Se utilizan varios métodos para analizar el consumo. Entre ellos están:La clasificación ABC.Otras clasificaciones según el índice de rotación, uso, duración y tipo de material con el que están construidos.La actualización del fichero de productos.La implicación de los distintos profesionales sanitarios sobre el control del consumo.La realización de estadísticas de consumo.Los inventarios periódicos.

Clasificación ABC

es utilizada habitualmente para encasillar los materiales que forman parte del inventario. Esta clasificación diferencia los productos en importantes, pero escasoscategoría A, numerosos y de menor importancia (categoría C), e intermedios entre las dos categorías anteriores (categoría B).

Otras clasificaciones.

Según el índice de rotación:De alta rotación.De rotación normal.De baja rotación.De obsoletos.

Uso y duración: Material fungible. 

Es aquel que se gasta con su uso como, por ejemplo, las jeringas desechables, agujas, palomillas, cánulas intravenosas, tec.

Material inventariable

.Es el material de larga vida. El uso puede deteriorar este material, pero podrá ser arreglado con los adecuados repuestos como, por ejemplo, el aparato de resonancia nuclear, TAC, mobiliario, etc.

Tipo de material de construcción:

Es frecuenta, por ejemplo, en los laboratorios clasificar los utensilios por el tipo de material del que están construidos. Así tendremos material de plástico, de vidrio, de porcelana.

Catálogo

La elaboración del catálogo depende directamente de la comisión de adquisiciones y homologación de productos del hospital, la cual decide qué artículos se catalogan.La utilidad del catálogo consiste en que en él se definen cada uno de los artículos susceptibles de uso en el hospital. Cada artículo llevará un código o una clave para que el personal sanitario pueda reconocer todos los productos de los que pude disponer.Ficha del artículoLa elaboración de la ficha del artículo puede realizarse de diversas formas, pero debe contener al menos la siguiente e imprescindible información:Grupo, subgrupo y familia.Descripción del artículo.Unidad: servicios hospitalarios autorizados al consumo.Precio medio de las existencias. Rango. Se señala la pertenencia del artículo a algunas de las categorías de la clasificación ABC.Técnica. Debe indicarse la técnica, el procedimiento o la intervención que debe asignarse a cada artículo. De esta manera, y esto es muy importante, podremos saber cuánto cuesta realizar una técnica concreta.

Normas de seguridad e higiene aplicadas en los almacenes sanitarios

En los almacenes sanitarios es necesario observar una serie de normas con el objeto de evitar o disminuir los riesgos laborales. El Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo desempeña las funciones de asesoramiento, estudio y formación. En los centros de trabajo existe una comisión que establece y evalúa los planes de prevención de riesgos laborales e incluye, como es lógico, a los almacenes sanitarios.

Normas básicas

Algunas de las normas básicas para prevenir los riesgos laborales son las siguiente:El edificio deberá estar en una sola planta y provisto de dos puertas como mínimo.Las zonas de paso, salidas y vías de circulación de los lugares de trabajo y, en especial, las salidas y vías de circulación previstas para la evacuación en casos de emergencia, deberán permanecer libres de obstáculos, de forma que sea posible utilizarlas sin dificultades en todo momento.Los lugares de trabajo, y sus respectivos equipos e instalaciones, se limpiarán periódicamente y siempre que sea necesario. Se eliminarán con rapidez los residuos de sustancias peligrosas y productos residuales que puedan originar accidentes o contaminar el ambiente de trabajo.Habrá que evitar los apilamientos excesivos de material.Se tendrán que establecer las separaciones adecuadas de los productos no compatibles, como son, por un lado, los infamables, y por otro, los corrosivos, los venenosos y los antioxidantes.Se aislarán ciertos productos, ya sea por su actividad biológica o por sus características físico-químicas.En las etiquetas de los productos aparecerán las normas de almacenamiento, lo que constituye una fuente de información importante.Las salas de almacenamiento tendrán una limitación en función de las características del producto y del tamaño de los recipientes.Existirá ventilación, bien natural, bien forzada. Si se utiliza una instalación de ventilación, deberá mantenerse en buen estado de fucnionamiento, y mediante un sistema de control se señalará toda avería siempre que sea necesario.Se deberán adoptar medidas de seguridad para la recepción, manipulación y transporte de los agentes biológicos dentro del lugar de trabajo. Por otro lado, los materiales biológicos y perecederos se almacenarán en frigoríficos.Habrá que utilizar medios seguros para los trabajadores en las tareas de recogida, almacenamiento y evacuación de residuos, incluido el uso de recipientes seguros e identificables, previo tratamiento si fuera necesario.Se dispondrá de los medios suficientes para la extinción de incendios, así como detectores de fugas y sensibles a la temperatura.

Obligaciones de los trabajadores

Observar las medidas de seguridad e higiene, a fin de garantizar la prevención de accidentes, siniestros y pérdidas.Avisar a las personas responsables en caso de observar cualquier anomalía.

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